1 Tarkoitus
Tämä tietosuojaseloste kuvaa DNY Finland Oy:n kanssa yhteydessä oleville tai sen tietorekisteriin toimittajaksi, alihankkijaksi tai muuksi yhteistyökumppaniksi, tai mahdolliseksi toimittajaksi, alihankkijaksi tai muuksi yhteistyökumppaniksi merkityille tahoille, miten DNY Finland Oy (jäljempänä rekisterinpitäjä) heistä kerättyjä henkilötietoja käsittelee.
2 Rekisterinpitäjä
DNY Finland Oy (Helsinki Shipyard)
Laivakatu 1, 00150 Helsinki, Suomi
Sähköposti: info@helsinkishipyard.fi
3 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen oikeudellisena käsittelyperusteena on joko rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpano, rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa toimittaja-, alihankkija- ja muita yhteistyökumppanisuhteitaan, tai rekisteröidyn suostumus.
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisterin henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- tuotteiden ja palveluiden hankkiminen ja toimittaminen
- rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen toimittaja-, alihankkija- tai muun yhteistyökumppanisuhteen luominen, hoitaminen, ylläpito, kehittäminen
- liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
- mielipide- ja markkinatutkimukset, tapahtumien järjestäminen
- analysointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten
4 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja nykyisten ja potentiaalisten toimittaja-, alihankkija- ja yhteistyökumppaniyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- Yhteystiedot kuten nimi, tehtävänimike / muu rooli, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kielivalinta ja mahdolliset muut tiedot, joita tarvitaan tehokkaaseen ja oikea-aikaiseen yhteydenpitoon ja viestintään.
- Yhteydenpitoon liittyvät tiedot kuten yhteydenotot sähköpostilla, puhelimella ja sähköisellä lomakkeella, tapaamisiin ja tilaisuuksiin ilmoittautumiset ja osallistumiset, mahdolliset ruokavaliotiedot, palautteet.
5 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot kerätään pääasiassa suoraan rekisteröidyltä itseltään, yhteydenottopyynnön tai muun lomakkeen täytön, sopimuksen solmimisen tai muun henkilökohtaisen, sähköisen tai puhelinasioinnin yhteydessä tai tapaamisiin ja tilaisuuksiin osallistumisen yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä (esim. Vastuu Group, Suomen Asiakastieto Oy, Fonecta Oy, Posti Oy).
6 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille tahoille, jos se on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi. Tiettyjä tietojen käsittelyyn liittyviä toimintoja saatetaan ulkoistaa huolellisesti valituille ulkopuolisille palveluntuottajille kuten ICT-, markkinointi- ja viestintäpalveluyrityksille.
Näissä tilanteissa tämä kolmas osapuoli käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti sekä erikseen tehtävän tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.
Mikäli henkilötietojen siirto on tarpeellista EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa, että EU-komissio on hyväksynyt kohdemaan tietosuojan tason asianmukaiseksi tai sopimalla siirrosta EU-komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla.
7 Tietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen tai lakisääteisten velvollisuuksien vuoksi. Rekisterinpitäjä ylläpitää toimittaja-, alihankkija- ja yhteistyökumppanirekisterin henkilötietoja ja korjaa ja poistaa tarpeettomia ja vanhentuneita tietoja säännöllisesti silloin, kun rekisteröidyn suhde tai yhteys rekisterinpitäjän kanssa on aktiivinen. Kun suhde muuttuu passiiviseksi, rekisterinpitäjä voi säilyttää henkilötietoja lain sallimissa puitteissa.
8 Tietoturva
Rekisterinpitäjän IT-järjestelmissä henkilötiedot on suojattu luvattomalta pääsyltä teknisillä suojamekanismeilla. Pääsy henkilötietoihin on rajattu koskemaan vain sellaisia henkilöitä, jotka tarvitsevat tietoja täyttääkseen työrooliinsa kuuluvat tehtävät.
9 Rekisteröidyn tarkastus- ja muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai tietyissä tapauksissa tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojensa käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle tavasta, jolla rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja.
Edellä mainitut pyynnöt ja kiellot voidaan lähettää kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Tietosuojan varmistamiseksi rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.